Spotkania online w Microsoft Teams – jak to działa. 3 najważniejsze zalety

Każdy z nas doskonale wie, że życie to ciągłe spotykanie się. Zaczynamy już przy śniadaniu. Potem jest osiedlowy sklep, poczta, bank, stacja benzynowa i wreszcie praca. Ta ostatnia czasami składa się z samych spotkań i niezliczonych godzin spędzanych w sali konferencyjnej. Bombardowani jesteśmy setkami informacji i wszystkie mają najwyższy priorytet, klauzule natychmiastowej wykonalności. Ciężko to zapamiętać, nie wspominając o wykorzystaniu. Często zdarza się przecież, że podczas konferencji pojawi się jedna istotna informacja. Nie zdążymy jej zapisać. Przepadło. Otóż niezupełnie. Rozwiązaniem mogą być „Spotkania Teams” oraz oryginalny i inteligentny kalendarz jaki mamy na pokładzie Teamsa. 

Na początek zadajmy sobie pytanie, czym są owe spotkania w Teams? Można je inaczej nazwać wideokonferencjami. Te były już wcześniej w Skype. Są w Messengerze, Wht;s Up’ie, Signalu. Nic nowego, a jednak jest tam coś więcej, co może zachęcić Was do korzystania z tego rozwiązania. To trzy proste cechy oraz kilka pomocnych narzędzi towarzyszących. 

Jakie to cechy? Oto pierwsza. Spotkania Teams można bardzo łatwo nagrać. Pierwsze skojarzenie pewnie nie jest pozytywne, ale narzędzie jest uczciwe. Jeśli ktoś włączy zapisywanie spotkania, to wszyscy to zobaczą. Nagrywani wiedzą, że są nagrywani. Spotkań jednak nie rejestruje się po to, aby mieć zapis, ale po to, aby nie utracić przekazywanych informacji. Te mogą paść z ust prowadzącego, pojawić się w postaci pytań i udzielonych odpowiedzi ale także mogą zostać wyświetlone na slajdzie czy w arkuszu Excel. To z kolei est możliwe dzięki kolejnej zalecie spotkań. Jest nią możliwość udostępnienia czegoś ze swojego komputera: pulpitu, arkusza kalkulacyjnego czy prezentacji. Zamiast oglądać „gadającą głowę” lepiej jest obejrzeć kilka konkretów z raportu czy jakiegoś omawianego dokumentu. 

Pozostaje nam trzecia zaleta. W spotkaniach można brać czynny udział  na dowolnym urządzeniu: komputerze, tablecie i telefonie. Można tylko słuchać, można oglądać i słuchać a nawet zrobić sobie przerwę, jeśli akurat omawiane są rzeczy, które nas nie dotyczą. Spotkania online są więc elastyczne. Mogą im towarzyszyć notatki OneNote. Można je moderować, aby wszyscy nie mówili na raz a nawet można rozmyć tło, aby nikt nie wiedział gdzie jesteśmy (plaża zniknie ale szumu fal nie da się wyciszyć 🙂 ).

Jak utworzyć spotkanie?

Każde  poważne spotkanie powinno zostać zaplanowane. Miejscem gdzie to się wydarzy jest kalendarz. Jest on zsynchronizowany z Waszym kalendarzem w Outlook’u, dzięki czemu łatwiej będzie zorganizować spotkanie ze współpracownikami. Zanim zaczniecie tworzyć swoją pierwszą wideokonferencję zastanówcie się gdzie chcielibyście je zrealizować – w jakiej sali – oraz kogo chcecie na nie zaprosić. Udajmy się więc razem do kalendarza, klikając na lewej belce nawigacyjnej odpowiednią ikonę. Wyświetli się zawartość naszego cyfrowego terminarza. 

Dla własnej wygody warto w prawym górnym rogu wybrać odpowiednią szczegółowość (dnia, tygodnia lub miesiąca), aby precyzyjnie ustalić okno czasowe na przewidywane spotkanie. 

Następnie możemy zacząć  je organizować.  Klikamy w prawym górnym rogu niebieski przycisk „+ Nowe spotkanie”. Pojawi się okno dialogowe, jak na rysunku poniżej.

Co musimy zrobić?

• nadajmy naszemu wydarzeniu  unikalny  tytuł. Najlepiej, jeśli będzie zawierał datę lub inny szczególny wyróżnik. Po co? Jeśli nagramy spotkanie, będziemy mogli je łatwo odnaleźć w usłudze Microsoft Stream oraz w samym Teamsie. Nagranie będzie nosić taki sam tytuł jak nazwa Waszego wydarzenia.
• Podajcie lokalizację wydarzenia. Jeśli potrzebujecie sali, można ją tu wybrać. Można wskazać też inne miejsce. Jeśli wpiszecie tu dokładny adres, osoby korzystające aktywnie z kalendarza w telefonie dzięki temu szybko uruchomią nawigację. Samą salę można też wybrać w polu „Zaproś osoby”, po jej dodaniu zobaczycie czy jest dostępna. 

UWAGA: Dokładny asystent planowania dostępności sal i zasobów dostępny jest również w aplikacji Microsoft Outlook, w sekcji Kalendarz. Tam również można utworzyć spotkanie Teams.

• zaplanuj dokładny czas, kiedy wideokonferencja ma się odbyć. Jeśli zapraszacie kogoś z poza Waszej strefy czasowej (np. ze Stanów Zjednoczonych) trzeba to uwzględnić. Teams automatycznie cofnie lub przyspieszy zegar tak, aby był zgodny z czasem lokalnym uczestnika  (przykład: jeśli zaplanujecie spotkanie o godzinie 14.00 i zaprosicie na nie osobę z Nowego Jorku, Teams ustawi jej czas rozpoczęcia na 8.00). W tym miejscu możecie również włączyć powtarzanie wydarzenia. Warto jednak zaplanować cykl tak, aby miał jakiś swój finał i nie trwał wiecznie. 
• pozostają nam jeszcze dwie kwestie: kanał wydarzenia oraz uczestnicy. Możemy wybrać kanał z jakiegoś zespołu (wystarczy wpisać pierwsze litery nazwy). Po utworzeniu wydarzenia, informacja o nim pojawi się w konwersacji na tym właśnie kanale. Każda osoba, mająca dostęp do tego kanału będzie mogła dołączyć do spotkania. 
• Zaproś uczestników: dodaj osoby ze swojej organizacji wpisując imię, nazwisko lub adres e-mail. Teams podpowie Wam uczestników automatycznie. Jeśli uczestnik jest z poza organizacji, wpisz jego adres e-mail. Nawet jeśli nie używa Teamsa, będzie mógł wziąć udział w wideokonferencji za pośrednictwem wtyczki w przeglądarce. 
• sprawdź czy wybrane okno czasowe odpowiada wszystkim uczestnikom. Naciśnij link „Asystent planowanie” i zobacz, kiedy wszyscy zaproszeni mają wolne kilka minut. Teams automatycznie sugeruje porę, która pasuje wybranym osobom. 

UWAGA: Aby asystent planowania działał poprawnie, każdy uczestnik powinien skrupulatnie prowadzić swój cyfrowy kalendarz. W przeciwnym wypadku automatyczne zaplanowanie czasu nie będzie możliwe ponieważ komputer nie wie, kiedy mamy wolne a kiedy nie. 

• na koniec opisz swoje wydarzenie w polu „Szczegółowe informacje”, dodaj pliki, tak aby każdy uczestnik wiedział, co się na nim wydarzy. 

Gotowe. Możemy kliknąć niebieski przycisk w prawym dolnym rogu – „Zaplanuj”. 

Można też obejrzeć tutorial od Microsoftu:

Co się teraz stanie? Uczestnicy oraz koordynator sali dostaną maila powiadamiającego o nowym spotkaniu. Pojawi się ono w ich kalendarzach. Będą mogli je zaakceptować lub odrzucić. Sami natomiast zobaczymy nowy wpis w kalendarzu.Możemy go kliknąć a zobaczymy okno dialogowe, zawierające szczegóły naszego spotkania (patrz rysunek poniżej). 

Za pośrednictwem klawisza „Edytuj” możemy wrócić do poprzedniego okna, aby zmienić szczegóły (np. czas spotkania). Możemy tutaj je anulować oraz – i to jest najważniejsze – możemy wziąć w nim udział, klikając przycisk „Dołącz”.  To okno dialogowe pojawi się zawsze, kiedy klikniemy kafelek naszego spotkania w kalendarzu. 

Przyszła więc pora, aby rozpocząć nasze wydarzenie online. Każdy uczestnik z organizacji, za pomocą swojego Teamsa (na telefonie lub w komputerze) dołącza do spotkania w ten sam sposób. Wystarczy odnaleźć je w kalendarzu, kliknąć kafelek a następnie nacisnąć przycisk „Dołącz”. Otworzy się wówczas „Przedpokój” (patrz rysunek poniżej).

W poczekalni zwykle zdejmujemy płaszcz i wstawiamy parasol do stojaka. Tutaj, w cyfrowym lobby decydujemy, czy nasza kamera ma być włączona, czy kamera ma rozmywać tło (funkcja dostępna dla kamer o rozdzielczości HD 720 p lub wyższej), czy ma być uruchomiony mikrofon. To ostatnie jest szczególnie ważne, jeśli część uczestników siedzi w tej samej sali. Jednoczesne uruchomienie wszystkich mikrofonów wywoła efekt sprzężenia i studni – zdecydowanie nieprzyjemny do słuchania. Mikrofon powinien mieć włączony tylko moderator. Za pomocą znaku trybika można też przejść do listy wykorzystywanych urządzeń i zmienić kamerę (np. z przedniej na tylnią) oraz źródło dźwięku. 

Jeśli wszystko już ustawiliśmy, możemy kliknąć przycisk „Dołącz teraz”. Wówczas przejdziemy z poczekalni do właściwego spotkania. Proces dołączania może zająć chwilę. Kiedy wejdziemy do właściwej wideokonferencji, w środkowej części okna zobaczymy co się na niej dzieje. Jeśli transmitowany jest obraz z kamer uczestników, zobaczymy ich (ekran mieści maksymalnie 4 kafelki z obrazem z kamer, pozostałe pokażą się w postaci miniaturek).

Co możemy zrobić podczas spotkania? Oczywiście zwykle trzeba słuchać i zadawać pytania. Jeśli prowadzimy? Cóż dbać o to, aby uczestnicy byli w pełni skupieni. Z perspektywy czysto technicznej możemy natomiast w pełni wykorzystać wcześniej wspomniane zalety telekonferencji Teams. 

Zacznijmy od nagrywania bo te zwykle włączymy na samym początku. Nagrywanie może rozpocząć dowolny uczestnik. Nie musi tego robić każdy. Wystarczy, że wskazana osoba, kliknie trzy kropki (…) i znajdzie tam polecenie: „Rozpocznij nagrywanie”. Wszyscy pozostali od razu zobaczą, że nagrywanie się rozpoczęło. Pojawi się licznik. Poza tym, każdy może kliknąć trzy kropki (…) i zobaczy tam status nagrywania. Przesuwając mysz na czerwoną kropkę obok przycisku „Zatrzymaj nagrywanie”, w dymku zobaczymy kto je rozpoczął. Spotkanie nagrywane jest wprost do usługi Microsoft Stream, co nie wymaga – jak to bywało dawniej – zapisywania go na dysku komputera. 

Obejrzyj film (en), jak nagrać spotkanie Teams:

UWAGA: Aby zakończyć nagrywanie, wystarczy nacisnąć trzy kropki (…) i wybrać polecenie „Zatrzymaj nagrywanie”. Osoba, która to zrobi automatycznie staje się właścicielem tego nagrania w usłudze Microsoft Stream. Nagranie pojawi się tam maksymalnie po około 15 minutach. Wszyscy uczestnicy spotkania będą mogli je ponownie obejrzeć za pomocą czatu. Pojawi się ono jako nowy czat w Teams.  

Kiedy spotkanie już trwa możemy udostępnić pulpit naszego komputera lub jakieś okno innym uczestnikom. Może to zrobić tylko jedna osoba w danym czasie. Najlepiej by było, aby przed rozpoczęciem otworzyć zawartość (Excel, prezentację PowerPoint), wówczas Teams pokaże nam z czego skorzystać. Aby rozpocząć kliknij przycisk udostępniania a następnie wybierz odpowiednie okno (patrz rysunki poniżej). 

Po chwili (opóźnienie może wynosić kilka sekund) wszyscy uczestnicy zobaczą to, co przygotowałeś. W każdej chwili możesz też przerwać udostępnianie, używając przycisku w górnej części ekranu. 

Co można jeszcze zrobić? Całkiem sporo. W trakcie spotkań możesz swobodnie decydować czy Twoja kamera i mikrofon są aktywne. Ikona przekreślonego mikrofonu oznacza, że dźwięk jest wyłączony. Można też rozpocząć czat między uczestnikami oraz dodać nowe osoby. 

To jednak nie koniec. Klikając trzy kropki (…), możesz wybrać tam opcję „Pokaż notatki ze spotkania” – dzięki nim stworzycie łatwo dostępny zbiór istotnych informacji, jakie padły w czasie konferencji. Dzięki nim nic już wam nie umknie.  

Można też skorzystać z unikalnej funkcji zatytułowanej „Przekaż kontrolę” / „Żądanie kontroli” – umożliwia ona przechwycenie sterowania  otwartym oknem innego komputera. Ja, jako prezentujący, mogę przekazać sterowanie komuś oraz inni mogą mnie o to poprosić. Narzędzie nie jest może tak sprawne jak np. TeamViewer ale sprawdzi się znakomicie.

Jeśli spotkanie dobiegnie końca, naciśnij czerwoną słuchawkę lub zamknij Teams. Pamiętaj, że spotkanie nie zakończy się automatycznie. Trwa dotąd, dopóki jest na nim jakiś uczestnik. 

FAQ

Jak dodać kolejne osoby do spotkania?

Aby dodać nowych uczestników do planowanego spotkania, wejdź do kalendarza, odnajdź. Właściwe spotkanie i kliknij kafelek. Następnie w oknie dialogowym informacji o spotkaniu wybierz przycisk „Edytuj”.  W polu „Zaproś osoby” wpisz tych, których chcesz dodać. 

Aby dodać osoby do trwającego spotkania, kliknij ikonę ludzika z „+” i dołącz nową osobę. 

Jak transmitować na spotkaniu to, co mam na ekranie?

Wystarczy, że w czasie trwającego spotkania naciśniesz przycisk „Udostępnij” i wskażesz źródło. Może nim być pulpit Twojego komputera, jakiś dokument lub arkusz kalkulacyjny. 

Jak nagrać spotkanie?

Naciśnij  trzy kropki (…) a następnie wybierz opcję „Rozpocznij nagrywanie”. Zostanie ono automatycznie umieszczone w usłudze Microsoft Stream. 

Jak obejrzeć nagrane spotkanie?

Jeśli Ty je stworzyłeś możesz zrobić to na dwa sposoby:

1. Wejdź do usługi Microsoft Stream (znajdziesz ją, klikając przycisk Office – 9 kropek) a następnie kliknij Moja zawartość > Filmy.
2. Jeśli nie jesteś właścicielem nagrania, a brałeś udział w spotkaniu, kliknij przycisk „Czat” i odnajdź swoje spotkanie. Pojawiło się ono tam jak zwykła konwersacja i zawiera ono zapis spotkania.